Överskådligt arbetsflöde målet för H2M

H2M är en etablerad och erkänt duktig aktör inom teknisk fastighetsförvaltning samt ett helt igenom kundanpassat företag, där kundens behov styr utformningen av avtal och tjänster. Genom en hög teknisk kompetens samt tydliga och logiska arbetsrutiner ges kunden en hög kvalitet genom hela den tekniska leveransen.

Idag består H2M av ett 40-tal medarbetare och är ett av Stockholms största företag inom fastighetsdrift med kunder inom både offentlig och kommersiell fastighetsförvaltning. Företaget har sitt huvudkontor i Solna och sedan 2009 finns också ett lokalkontor i Nacka.

Utmaningen

H2Ms kunder har alla olika förutsättningar och därför är det viktigt att H2M kan anpassa sitt arbete efter kundens behov. Genom att se till att medarbetarna har rätt verktyg för att lösa alla dagliga problem kan de utföra jobbet på bästa möjliga sätt.

Via ärendehanteringssystem och olika skötselscheman säkerställs att uppdrag sköts som överenskommet. Kontroller görs regelbundet av verksamheten för att säkerställa en hög kvalitet.

Att anpassa sig efter kunden ställer höga krav på flexibilitet, inte bara på personalen utan även på systemen de jobbar i. Att ha ett arbetsflöde som fungerar och som inte bildar proppar är avgörande för H2Ms framgång. H2M arbetar aktivt med att utveckla nya system som hjälper personal och kunder i arbetet och målsättningen är att alltid förbättra leveransen av fastighetsdrift.

Lösningen och resultat

H2M hade tidigare arbetat med arbetsordersystem men det system de använde underlättade endast för fastighetsteknikerna på fält men gav inte arbetsledarna en bra överblick. När Paul Wan anställdes på H2M tog han med sig kunskap om Mobigos lösningar och kort därefter implementerades Mobigo även på H2M. Genom att digitalisera pappershanteringen och dokumenthanteringen ända ut till tekniker, fick man en optimal effektivitet, kontroll och spårbarhet.

Genom digital hantering ända ut i fält försvann onödigt dubbelarbete med att skriva samma uppgifter flera gånger, stansning av arbetsorder, tidrapportering etc. Mobigo konfigurerades utifrån H2Ms behov, och anpassningar och integrationer till andra system var enkla att implementera. Mycket tid har lagts på att integrera till H2Ms affärssystem Pyramid, vilket har gett utdelning i form av automatiserade arbetsflöden.

Manuella jobb och rutiner ersattes med automatiska arbetsflöden som minskade avbrott och möjliggjorde även att medarbetare kunde arbeta oberoende av varandra. Genom att ha all verksamhetsinformation samlad på ett ställe fick man en överblick över situationen.

Paul Wan

Arbetsledarna behövde få en bättre överblick. Med Mobigo hålls alla kontinuerligt uppdaterade på vad som händer och kan skicka ut nya uppdrag vid behov.

I Mobigo kan man arbeta med ett flöde för både tekniker och administration, vilket är en styrka. Genom att bygga upp ett genomtänkt flöde minimerar man risken att tappa bort något. Nu har vi möjlighet att fånga upp det som är klart och slipper administration kring själva flödet, som nu är automatiserat till stor del.

Arbetsledare och kundtjänst kan nu arbeta oberoende av varandra då informationen finns i systemet och inte är låst till fysiska papper. Nu är informationen vi behöver bara ett klick bort och tillgänglig för alla som behöver den.

Paul Wan H2M Fastighetsteknik AB
Share